SOP Satpam: Penanganan Ancaman Bom

Prosedur Penanganan Ancaman Bom ini memberi gambaran dan menetapkan prosedur bagi seluruh Satpam (security guard) yang bertugas apabila menghadapi masalah ancaman bom bisa tetap bersikap tenang agar dapat mendapat informasi sebanyak mungkin untuk penanganan dan cara mengatasinya.

MENERIMA ANCAMAN BOM MELALUI TELEPON

1. Tetap tenang dan tidak panik.
2. Aktifkan rekaman telepon jika tersedia.
3. Ambil buku dan pensil untuk mencatat setiap informasi yang diberikan penelepon.
4. Perpanjang pembicaraan di telepon dengan cara :
   
   • Tanyakan dimana bom diletakkan, alasan memasang bom, jenis apa, kapan akan meledak, dsb.
     
   • Sarankan ke penelepon bahwa di tempat jaga Anda adalah fasilitas umum sehingga bila penelepon niat mengebom pasti akan banyak karyawan yang meninggal dan keluarganya akan sedih (untuk menarik simpati penelepon).
   • Dapatkan informasi sebanyak mungkin dari si penelepon.
5. Identifikasi si penelepon : Pria/wanita, Tua/muda/anak-anak, gugup/tidak.
   
6. Simak suara latar belakang lain yang terdengar (suara kereta api, jalan raya, plaza, dsb).
7. Perhatikan dengan seksama dialek (Batak, Jawa, dll), penggunaan kata-kata, nada, dan suara.
8. Segera laporkan ancaman bom tersebut kepada atasan Anda, dan jangan memberitahu kepada orang lain yang tidak berkepentingan dengan tujuan tidak membuat panik suasana.
   
9. Bila evakuasi diperlukan, bantu proses evakuasi dan arahkan ke Muster Point dengan tenang (Evakuasi dilakukan sebelum pencarian benda mencurigakan).
10. Bantu HSE Officer melakukan perhitungan jumlah karyawan di Muster Point. Bila masih kurang, lakukan pencarian dengan tetap koordinasi dengan HSE Officer.
11. Lakukan penyisiran di dalam dan di luar area jaga untuk menemukan benda yang dicurigai. Minta bantuan penghuni masing-masing ruangan membantu mencari di daerahnya sendiri karena mereka lebih paham benda-benda yang ada di area mereka. Bila menemukan benda yang mencurigakan, jangan ditangani sendiri, hubungi Chief Security Officer dan HSE Officer.
12. Pastikan tidak ada orang yang tidak berkepentingan mendekati area penemuan barang yang mencurigakan tersebut.
13. Karyawan dilarang memasuki ruangan sebelum ada pemberitahuan lebih lanjut dari HSE Officer dan dipastikan aman.
    

CONTOH PENANGANAN BOM YANG SALAH :

Baca »

Prosedur Pengawalan Uang

1. STANDARD

Pengawalan uang yang dilaksanakan oleh pihak security harus memperhatikan aspek keselamatan personil maupun materiil yang dikawalnya. Dalam hal ini tugas pihak security meliputi : memahami tujuan, informasi materi yang dikawal, bentuk dan jumlah ideal pengawal, besar resiko yang dihadapi, strategi pelolosan dan rute alternatif. Jika diperlukan bentuk pengawalan bisa disamarkan. Sedapat mungkin dihindari benturan guna lebih fokus pada penyelamatan.

2. PROSEDUR

2.1. Pengumpulan data dari Client mengenai informasi :

2.1.1. Jumlah uang yang dikawal, hal ini sangat berhubungan dengan bentuk pengawalan dan jumlah pengawal yang diperlukan.

2.1.2. Titik Awal Pengawalan, Titik Akhir Pengawalan, dan Titik Balik Pengawalan. Informasi ini diperlukan untuk menentukan rute pengawalan.

2.1.3. Rencana rute pengawalan, hal ini berhubungan dengan jalan alternatif untuk pelolosan /penyelamatan.

2.1.4. Jadwal/waktu pengawalan, hal tersebut berhubungan dengan efisiensi waktu/ kecepatan proses pengawalan untuk memperkecil resiko ancaman, gangguan, hambatan, maupun tantangan.

2.1.5. Sinyalemen ada tidaknya personil pengancam/pengganggu, dalam bentuk perorangan atau kelompok.

2.1.6. Diperlukannya alat transportasi atau tidaknya dalam proses pengawalan tersebut beserta jumlahnya.

2.2. Pembentukan Team Pengawalan yang handal dan dapat dipercaya yang meliputi :

2.2.1. Personil Body Protection.

2.2.2. Personil Pengawas Situasi.

2.2.3. Personil Penghadang Ancaman.

2.2.4. Personil Survey Lokasi dan Penentu Rute Penyelematan

2.2.5. Personil Safety Driver.

2.2.6. Personil Bantuan Pengamanan Tertutup.

2.3. Koordinasi dan pembagian tugas internal Team Pengawalan

2.4. Koordinasi dan pelaporan rencana pengawalan ke pihak kepolisian

2.5. Koordinasi persetujuan rencana pengawalan dari pihak Client.

2.6. Aplikasi Pengawalan.

2.6.1. Fase persiapan & koordinasi awal dilaksanakan sedetil dan secepat mungkin jika Client mendesak untuk secepatnya dilakukan pengawalan.

2.6.2. Sebelum jadwal yang telah ditentukan, Personil Survey telah diluncurkan dulu untuk menentukan rute yang akan ditempuh, rute pelolosan , rute penyelamatan dan situasi terakhir di titik pengiriman/titik akhir. Satu personil tetap di titik pengiriman, satu personil menunggu di titik rute yang ditentukan untuk selanjutnya menjadi pengarah dan penunjuk jalan (prospit) dengan menggunakan motor 500 meter di depan mobil pengawalan untuk selalu memberikan informasi situasi jalan yang akan dilalui.

2.6.3. Setelah informasi didapat dari Personil Survey, maka tim siap menuju titik awal pengawalan untuk menjemput Client.

2.6.4. Bentuk pengawalan dalam perjalanan menuju titik pengiriman jika menggunakan mobil adalah :

2.6.4.1. Jika menggunakan satu mobil, maka idealnya : 1 Personil Safety Driver,1 Personil Pengawas Situasi,1 Personil Body Protection ,1 Personil Penghadang Ancaman.

2.6.4.2. Sedapat mungkin Client ditempatkan di tempat duduk yang dianggap paling aman dalam mobil tersebut.

2.6.4.3. Jika menggunakan dua mobil, maka idealnya, mobil kedua ditempati oleh : 1 Personil Safety Driver untuk siaga alternatif pelolosan/penyelamatan, 3 Personil Bantuan Pengawalan. Untuk mobil kedua berada di belakang mobil utama.

2.6.4.4. Jika menggunakan tiga mobil, ini adalah bentuk pengawalan yang paling ideal, yaitu mobil pertama diisi oleh Bantuan Pengamanan (untuk penghadangan/penutup ancaman) dan Safety Driver, mobil kedua diisi oleh formasi Client (untuk penyelamatan) mobil ketiga diisi oleh Bantuan Pengawalan (untuk pelolosan).

2.6.5. Bentuk pengawalan setelah sampai pada titik pengiriman (titik akhir) adalah :

2.6.5.1. Pengawalan melekat ke Client yang dilaksanakan oleh Koordinator Pengawalan, Personil Body Protection, Pengawas Situasi, dan Penghadang Ancaman.

2.6.5.2. Personil Bantuan Pengamanan secara tersamar bersiaga di sekitar area untuk memantau situasi dengan tidak bergerombol.

2.6.5.3. Personil Survey siaga di rute pelolosan.

2.6.5.4. Personil Safety Driver siaga di parkir untuk bersiap menuju akses pintu keluar pelolosan.

2.6.6. Bentuk pengawalan jika terjadi ancaman atau gangguan adalah :

2.6.6.1. Jika pengancam/pengganggu terdeteksi oleh Personil Pengawas Situasi atau Bantuan Pengawalan, maka segera dikoordinasikan/dilaporkan kepada Koordinator untuk bersiaga dalam proses pelolosan Client.

2.6.6.2. Jika pengancam/pengganggu tidak terdeteksi oleh Personil Bantuan dan Pengawas Situasi, sehingga lolos dan mengganggu Client, maka yang harus dilakukan adalah :

2.6.6.2.1. Koordinator segera menghubungi Personil Bantuan Pengawalan untuk membantu penghadangan pengancam, jika keadaan memungkinkan sedapat mungkin untuk meringkusnya dan diserahkan kepada yang berwenang.

2.6.6.2.2. Jika keadaan tidak memungkinkan, maka Personil Bantuan tugasnya hanya menghadang gerak pengancam, untuk memberikan waktu bagi Personil Body Protection menyelamatkan/meloloskan Client sesuai dengan rute yang telah ditentukan oleh Personil Survey.

2.6.6.2.3. Personil Safety Driver pada saat yang bersamaan segera meluncur ke titik penjemputan yang telah ditentukan oleh Personil Survey.

2.6.6.2.4. Selanjutnya seluruh team secara serentak mundur menuju ke titik pelolosan untuk pengawalan Client ke titik balik

2.6.6.2.5. Koordinasi dan konsolidasi seluruh tim dengan pihak Client untuk evaluasi kejadian.

Baca »

Prosedur Penanganan Orang Mengamuk/Mabuk

MENGATASI ORANG MABUK :

1. Amankan orang tersebut, jangan sampai mengganggu/membahayakan orang lain.
   
2. Bila orang mabuk tersebut mengganggu ketertiban lingkungan, lakukan penangkapan, dengan tidak membahayakan diri orang mabuk tersebut.
   
3. Apabila terjadi pengrusakan hingga mengakibatkan kerugian material, kumpulkan barang bukti untuk selanjutnya diadakan perhitungan ganti rugi ketika ia sadar.
   
4. Setelah sadar agar diberitahu pada saat dia mabuk telah melakukan pengrusakan.
   
5. Bila mabuknya tidak melakukan perbuatan yang mengganggu keamanan dan ketertiban kerja, halau dengan halus supaya menjauh dari area jaga anda.

MENGATASI ORANG MENGAMUK :

1. Apabila menghadapi karyawan atau non karyawan yang sedang mengamuk di lingkungan kerja, berikan peringatan keras dan tegas agar orang tersebut menghentikan perbuatannya.
   
2. Apabila yang dihadapi orang gila sedang mengamuk di lingkungan kerja, usahakan dengan akal cerdik melumpuhkan orang gila tersebut dengan tetap tidak membahayakan diri sendiri dan yang bersangkutan.
   
3. Bila menggunakan senjata tajam dan membahayakan orang lain, usahakan penangkapan dengan beberapa anggota lain dan bila perlu gunakan tongkat/tonfa untuk melumpuhkannya.

Baca »

Prosedur Penanganan Perkelahian

PERKELAHIAN SATU LAWAN SATU :

1. Usahakan melerai/memisahkan para pelaku dengan peringatan untuk mengalihkan perhatian.
2. Apabila dalam perkelahian tersebut digunakan alat-alat yang berbahaya (rantai, pentungan, senjata tajam) usahakan pemisahan itu diarahkan kepada salah satu pihak yang menggunakan alat-alat/senjata tajam. Minta satpam / security guard lain untuk membantu.
3. Jika salah satu sudah ada yang terluka, segera laporkan pada Shift Leader agar ditindaklanjuti ke pihak yang berwajib, dengan terlebih dahulu koordinasi dengan Security Supervisor.
4. Segera minta bantuan satpam / security guard lain, karyawan lain atau masyarakat sekitar dan atau polisi bila kondisi betul-betul membahayakan.

PERKELAHIAN KELOMPOK :

1. Usahakan memberi peringatan yang dapat menarik dan mengalihkan perhatian pelaku.
2. Segera minta bantuan satpam / security guard lain atau masyarakat sekitar atau karyawan untuk dapat memisahkan kelompok yang berkelahi menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil.
3. Segera lapor ke Security Supervisor.

Baca »

Cara Membuat SOP (Standard Operational Procedures)

Apa sih SOP? Seperti di gambar itu ya mas? Wah kalau SOP itu sih semua pasti mau, apalagi ada kata buntut dibelakangnya. Yang dimaksud SOP disini adalah Standard Operational Procedures. Pada saat ini masih banyak Perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang baku. Mereka lebih banyak beroperasi berdasarkan kebiasaan apa yang sudah mereka jalankan bertahun-tahun dan akhirnya menjadi sebuah kebiasaaan/budaya perusahaan tersebut. Tidak hanya terbatas dengan perusahaan dengan skala kecil, perusahaan skala menengah dan besar pun masih ada yang belum memiliki System Operational yang baku dan dibakukan pula. Pada umumnya juga perusahaan dengan tipe seperti ini semua system yang ada dan berlaku disana ada dan dicatat masing-masing kepala para key person, dimana para key person mungkin sudah bekerja lama untuk perusahaan ini.

Tetapi tidak semua perusahaan mengenyampingkan hal ini, bahkan di beberapa dan umumnya perusahaan besar mereka sudah memiliki sebuah Departemen tersendiri yang khusus mengurusi System Procedure Perusahaan tersebut. Sedangkan untuk perusahaan skala kecil dan menengah fungsi System Procedure ini terafiliasi di dalam Departemen Accounting atau ada juga yang dibawah Departemen Human Resources.

Memang idealnya System Procedure ditangani oleh sebuah Departemen tersendiri atau setidaknya ada PIC khusus yang menanganinya, mengingat pekerjaan seorang System Procedure harus selalu melakukan review atas System yang sudah ada dan juga pengembangan System tersebut ke depannya. Bilamana pekerjaan tersebut dirangkap oleh PIC tertentu maka hasilnya tidak akan maksimal karena PIC tersebut pasti akan menyelesaikan dahulu pekerjaan utamanya baru kemudian dia akan melakukan review system yang ada. Selain itu ada anggapan PIC tersebut akan membuat system yang lebih menguntungkan departemennya sendiri. Hal ini berbeda bilamana pekerjaan ini ditangani oleh PIC khusus, seorang yang menjabat posisi System Procedure harus mementingkan sisi perusahaan dan Internal Control, tidak memihak departemen tertentu dalam menyiapkan suatu System Prosedure. Ia harus berada di posisi tengah dan harus bisa menjadi seorang mediator antar Departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tentunya tidak mengeyampingkan fungsi dari Internal Control yang baik pula.

TANGGAPAN UMUM KARYAWAN AKAN SOP

1. Tambah Pekerjaan
   Terkesan dengan adanya SOP pekerjaan administrasi akan semakin banyak. Tanggapan semacam ini bisa saja benar bilamana cara-cara dan administrasi lama tetap dipertahankan dan ditambah lagi dengan System baru pada SOP. Jadi seorang karyawan akan melakukan dua macam cara kerja untuk mencapai suatu tujuan. Sebaiknya tinggalkan cara kerja lama dan beralihlah ke SOP yang sudah disetujui dan disepakati bersama pengaplikasiannya.
2. SOP Kaku/Sakleg/tanpa kompromi sehingga mengganggu operasional Perusahaaan.
   SOP memang sudah dibuat baku atas kesepakatan bersama. Tetapi dalam pengaplikasiannya bisa saja terbentur oleh Kebijakan dalam SOP tersebut, oleh karena itu dalam pembuatan SOP tentunya Kita harus memikirkan pengecualian yang timbul bila kebijakan dalan SOP tidak dapat dipenuhi dan biasanya sudah diatur didalamnya penanggungjawabnya.
3. Kerja Takut Salah dan Tidak Percaya Diri.
   Ada budaya dikalangan para pelaksana bahwa semua aktivitas harus benar-benar sesuai dengan SOP, sehingga bila diperlukan otorisasi maka dimintakan kepada semua pejabat berwenang (tanggung renteng) padahal dalam SOP sudah dibuatkan Surat Keputusan Otorisisi. Hal ini menjadikan alur proses dan waktu yang diperlukan untuk pengananan menjadi panjang dan lama. Sebaiknya sifat seperti ini dihindari, mengingat apa yang sudah disepakati bersama dalam SOP dapat menjadi acuan dalam operasional.
4. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB HEAD SYSTEM PROCEDURE

Sekarang marilah Kita lihat fungsi utama yang harus dijalankan oleh seorang pemimpin Departemen System Procedure:

1. Menyiapkan Anggaran Departemen, Anggaran diperlukan dalam upaya untuk mewujudkan action plan Departemen.
2. Merencanakan, mendesign, mengimplementasikan System Procedure yang akan dibuat. Hal ini tentunya didahului dengan tahapan lainnya seperti survei, memahami bisnis usaha, mempelajari kondisi saat ini, estimasi biaya, dan lain sebagainya.
   
3. Memberikan penjelasan dan menpresentasikan SOP yang dibuat. Kemampuan ini sangatlah penting terutama dalam mengakomodasi kepentingan dari beberapa Departemen yang ada.
   
4. Memberikan masukan untuk pengembangan System Perusahaan
5. Dapat bekerjasama dengan baik sebagai team dengan semua Departemen dalam perusahaan.

ISI MANUAL SOP

Apa saja yang harus terdapat dalam sebuah Manual SOP, mari Kita lihat satu persatu hal utama yang ada dalam sebuah SOP:

1. Persetujuan
   Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.
2. Tujuan
   Untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan
3. Definisi
   Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.
4. Kebijakan
   Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.
5. Penjelasan Prosedur
   Yang dimaksud penjelasan disini bisa dituangkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
6. Lampiran
   Dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.

TAHAPAN PEMBUATAN SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :

1. Bisnis Usaha
   Pelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
   
2. Survei
   Lakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Lakukan juga interview bila diperlukan.
   
3. Daftar Kebutuhan
   List semua peralatan, hardware dan software (bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
4. Cost
   Hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan
5. Pilih system terbaik yang akan dikembangkan
   Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
   
6. Draft SOP
   Siapkan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terkait, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas di atas, termasuk testing (trial and error).
7. Persetujuan
   Mintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan.

IMPLEMENTASI SOP

SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Berikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut. Pelaksanaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

REVIEW SOP

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.

SUKSES PENERAPAN SOP

Kesuksesan Perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya :

1. Support Semua Departemen
   Karena SOP umumnya banyak aktivitas yang lintas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen men-support penerapan SOP ini di Departemennya masing-masing. Meberikan pengarahan dan intruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
   
2. Komitment Pimpinan Perusahaan
   Karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam Perusahaan dan disetujui oleh para Pimpinan Perusahaan maka komitment para Pimpinan di Perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP Perusahaan sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu untuk tidak menjalankannya. Bila hal tersebut terjadi maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya.

Baca »

Prosedur Body Searching (Pemeriksaan Badan)

Prosedur Body Searching (Pemeriksaan Badan) :

1. Body searching hanya boleh dilakukan security/satpam perempuan terhadap karyawan/tamu perempuan, security/satpam laki-laki dengan karyawan/tamu laki-laki. Bila tidak ada security/satpam yang sama jenis kelaminnya dengan karyawan/tamu, security/satpam dapat meminta bantuan karyawan lain yang sama jenis kelaminnya untuk melakukan pemeriksaan.
   
2. Body searching harus dilakukan kepada semua orang yang masuk-keluar area gedung
   
3. Apabila ada yang tidak mau dilakukan pemeriksaan, security/satpam berhak melarang orang tersebut masuk-keluar gedung.
   
4. Beri salam kepada orang yang hendak diperiksa serta utarakan dengan sopan maksud untuk melakukan penggeledahan sebelum melakukan penggeledahan (Contoh: Selamat Pagi/Siang/Malam Bapak/Ibu. Maaf Bapak/Ibu, kami melakukan pemeriksaan…).
   
5. Jangan melakukan penggeledahan dengan terlalu cepat, dan jangan terlalu lambat.
   
6. Jangan bertindak overacting.
   
7. Tunjukkan sikap serius/berwibawa saat melaksanakan body searching, jangan sambil bergurau.
   
8. Target searching wanita : rambut, kerah baju, pundak, lipatan kerah jas, ketiak, pakaian dalam (BH), punggung, sabuk, dalam kantong, saku dalam jas, saku baju, arloji, selangkangan, lipatan lutut, lipatan celana/rok, sepatu, barang bawaan. Target searching pria: rambut/topi/surban, kerah baju, bahu, ketiak, saku dalam, saku luar, dasi, lengan baju, lipatan lengan, arloji, sabuk, saku celana, selangkangan, lipatan lutut kaki, kaos kaki, sepatu.
   
9. Sasaran barang yang harus dicari saat karyawan/tamu masuk : bahan peledak, senjata api, pisau, obat terlarang, minuman keras, dan barang berbahaya lainnya. Sasaran barang yang harus dicari saat karyawan/tamu keluar : semua barang milik perusahaan yang tidak dilengkapi dokumen barang keluar yang sah.
   
10. Apabila ditemukan barang yang dilarang/tidak seharusnya dibawa oleh orang tersebut, maka lakukan penyitaan dan penahanan, segera laporkan ke atasan.

Baca »